初入职场的小伙伴很多办公软件的应用上并不是太熟练，因为在学校时学到的知识与应用，与真实的办公事务处理还是有一定的差异的。但是这些咱们只是没用到过而已，一旦做过几次，相信聪明的你一定会很快上手。

下面介绍Excel的常用功能在工作中的应用。

场景一：录用长串的身份证号码？

(资料图)

录员工身份证号码时很多输完或是查看完身份证号码信息，单元格会经常把正确的身份证信息输错，因为单元格只识别12位的数字，多余的信息被折叠，后面的数字就变成了0。我们需要把单元格设置为文本格式，再输入，如果是单个信息需要输入，我们可以在单元格内先输入’号，是在英文办半角状态下的标点符号，这样也可以保证身份证号码信息的正确输入。

场景二：数据有效性的应用

BOSS让你统计一下员工性别、工种等信息到人的情况，你设计表格，员工去填写信息，如果你在表格上不做约束你就累了，比如有的岗位是售后技术经理，有的人会给你写成售后或技术经理或技术支持等，难以实现统计汇总，如果你在表格里做约束，使用数据-数据有效性，把要填的内容事先列好，允许处选序列，来源处选你事先列好的内容，这样员工可以通过点下拉框选择他的工种，一个工种只有他的唯一选择，不会出现刚才的情况了。

场景三：常用函数的应用

HR 工作中学会几个常用函数会让你的工作事半功倍。

VLOOKUP函数的应用，比如表格一里有姓名，家庭住址，表格二里有姓名，工种，联系方式，你想得到一个表格信息为姓名，联系方式，家庭住址，这样的表格，这就需要用VLOOKUP把联系方式的这列引用到表格一里，形成一个新的数据表格。这个函数是我数据处理时最常用到的，而且也是我入职第一天我的领导教我的，所以很自豪的第一个分享给大家。

COUNT、COUNTA函数的应用，我多用在统计出勤人数或每个月的保险应缴人数，这个函数空的单元不会算上数， COUNT只统计单元格数字的个数，文本不统计。COUNTA只要是单元格里有内容都统计上。

ROUND函数让你想保留几位就保留几位小数，可以应用在保险基数制作中，保险基数要求是整数，但在取全年平均工资时会有两到三位，这样我们可以用这个函数，四舍五入的操作到整数了。

IF函数，它是判断一个条件，然后根据判断结果返回一个指定值，比如你有了一个所有人员工资的数据，你要得到一个完成率在60%以下的为不合格，60%-79%为合格，80%-99%为良好，100%以上为优秀，你可以用到这个函数，轻松让你得到你要得的结果。

其他常用函数还有求和的SUM，最小值的MIN，最大值MAX，平均数AVERAGE，抽签随机数RAND，截取字符的LEFT，RIGHT，返回当前日期的NOW，还有很多函数，有空时可以在Excel里点FX，每点一个函数，里面会有说明功能及用法，如果有不明白的也可以去网上搜教程。

最后提醒一下哦，表格做完如果是需要给BOSS汇报的，注意要有合计，表格边框完整，字体统一，排列对齐等要一致，这样的表格才美观，最后再根据经验看一下数据的正确度（例如业绩一般在500万左右，突然表格里有完成5000万的，那可能是输错数了），做完这些放心去拿给BOSS看吧。

关键词：